[サマリー]
・会議調査分析とは、名前の通り学校の会議の時間や内容を調査するという分析手法である
・学校においては目に見える無駄に集中し、目に見えない労働時間の無駄は注目されていないケースが多い
学校で勤務されている方は１度は思ったことがあると思います。
この会議、本当に必要なのだろうか…
だらだら長引いているだけではないだろうか…
もちろん、教員が全体として意思疎通を図るという上で、会議は非常に重要な役割だと考えています。しかしながら、不必要な会議の存在や、会議の効率性という面で、改善の余地は残されています。
では、どのようにして会議を効率化していくべきか、まずは効率化するべき会議を洗い出すところから始めるべきです。そこで役に立つツールが、「会議調査分析」なのです。
学校会議の無駄を省き効率化する方法
会議調査分析とは？
会議調査分析とは、名前の通り学校の会議の時間や内容を調査するという分析手法です。どのように調査していくべきか、以下のフォーマットをご覧ください。
簡略化していますが、基本的にはこのような形式です。順番に、項目を説明していきます。
会議調査分析の内容について
会議の目的
会議の目的を記入します。改めて考えてみることで、会議の存在意義を見直すことができます。
会議の参加者
都立高校であれば、このような分け方になります。私立であれば役職名を変更してください。
開催頻度
１週間に１回、１か月に１回など、会議の開催頻度を記入してください。
会議時間
会議１回あたりにかかる時間を記入します。特に職員会議などは時間がばらつくことも多いと思いますので、平均的な時間を記入します。
１年あたり会議時間
「参加人数」「開催頻度」「会議時間」をかけ、１年あたりに換算することで１年あたりにその会議に費やしている時間を計算します。特に毎週行っている会議や参加人数の多い職員会議などは膨大な時間となります。
参加人数をかけることで、学校の労働力という経営資源がどの程度会議で消費されているのかを確認できます。
時間コスト
先程の１年あたり会議時間より更に重要な項目です。
まず、校長、副校長、主幹教諭などの１時間当たり平均給与額を決定します（概算で構いません）。例えば、教諭の平均給与額が年400万円だった場合、１時間当たり平均給与額は400÷240÷8＝約2,１00円となります。労働日数や労働時間は、学校の実態に合わせて変更してください。
次に、その１時間当たり平均給与額に、役職ごとの参加人数を掛け算します
先程の例でいえば、会議に教諭が3人出席していれば、2,100×3=6,300円となり、その会議１時間当たりに発生する教諭の時間コストは6,300円となります。
これを参加者の役職ごとに計算し、合計してください。
あとは、開催頻度と会議時間を掛け算し１年あたりコストに換算してください。
すると、会議に１年間で消費している人件費コストが概算できます。
これがなぜ重要かというと、学校においては紙や備品など目に見えるモノのコストは削減意識が高いですが、
目に見えない人件費コストの意識が非常に薄い
からです。時間を無駄にすれば、その分お金が発生しているという意識を持つべきです。そして、そのムダを見える化できるツールが、会議調査分析なのです。
終わりに
以上、学校の会議の無駄を省き効率化する方法として、まずは無駄を顕在化させる手法として会議調査分析を紹介しました。この結果の「１年あたり会議時間」「時間コスト」が大きいものの中で、「会議の目的」などを参考に、削減・廃止できる会議を検討していくという流れになります。ぜひ、ご自身の学校でも活用して頂ければと思います。
また、実務において業務改善を進めていく上では、専門家の協力も重要となります。お悩みの際は、お気軽にご相談ください。
学校の業務改善にお悩みの校長や管理職の方、こちらのホームページからのご相談お待ちしております。
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[まとめ]
・会議調査分析とは、名前の通り学校の会議の時間や内容を調査するという分析手法である
・学校においては目に見える無駄に集中し、目に見えない労働時間の無駄は注目されていないケースが多い
