[サマリー]
・紙媒体のアンケートを入力し直す作業が生む付加価値は、ゼロである
・ClassiやGoogleフォームを上手に活用することで、入力業務の効率化を図ることができる
今回は、学校における業務改善のアイデアということで、手書きのアンケートからwebアンケートへの転換のすすめということで説明していきます。
webアンケートで学校業務改善する方法
手書きを入力し直すのは非常に大変
教員であれば必ず１度は経験したことがあると思います。
「手書きのアンケートをワードやエクセルに入力し直す作業を」
です。学校ではことある毎にアンケートが実施されます。学校説明会、生徒の行事、学校内の研修などなど…
これ自体は非常に良いことだと思っています。やりっぱなしではなく、そこからしっかりと「分析し」「改善策を立てる」ことができるのであれば、率先して行っていくべきです。
しかし、学校では紙媒体のアンケートが非常に多いですね。紙媒体であるということは、分析するために必ずパソコンに入力し直す手間がかかるということです。
この作業、本当に心が折れますよね……
１人で全教員分のアンケートを入力したり、担当生徒全員分のデータを入力したりと、非常に時間がかかります。そして、この入力というのは
全く付加価値を生まない業務です。
０です。付加価値を生むのはこの後の分析や改善策立案であり、当たり前ですが入力作業はない方が良いのです。
では、どのようにして入力作業を極小化していくべきなのか。
２つのツールを紹介していきます。
アンケート入力作業極小化による業務改善
その①：Classiの活用
１つ目はずばり、Classiです。
Classiはベネッセとソフトバンクの合弁会社が学校向けに提供するサービスです。アンケートに限らず出席管理や成績管理、保護者との連絡などトータルで記録・交流できるものです。2018年の段階で、学校普及率は40％前後と多くの学校が導入しているサービスです。
このClassi、成績データベースとしての活用などは現場でも困惑の声が多く、私もこれについては慎重に検討していくべきだと考えております。しかし、今回注目するのはアンケート機能です。
私が勤務していた学校もこのClassiを導入していました。初めてClassiの導入が決まったとき、難色を示される先生型も多い中私が思ったのは、
入力作業がなくなるんだな
というところです。成績管理含め全てのサービスを使っている学校は（ほぼ）ないと思いますが、アンケート機能については全ての学校が使っているかと思います。このアンケート機能は生徒や保護者がパソコンやスマートフォンから文章を入力する形で、教員はその結果をcsvなどデータの形でダウンロードすることができます。
つまり、一切付加価値を生まない入力作業を、代わりにClassiがやってくれるのです。
これを使わない手はありません。日ごろ触れないようにしている先生方も、ぜひClassiの活用を検討いただければと思います。
その②：Googleフォームの活用
こちらも非常にオススメです。イメージとしては、Classiのサービスをアンケート機能だけ抜き出したようなものです。むしろアンケート機能だけで言えば、操作も分かりやすくこちらに軍配があがります。
使い方も非常に簡単です。アンケートを作成するとそのアンケートにURLが生成され、回答者はそのURLをクリックすることでアンケートに答えられるという仕組みです。集計もシンプルです。私自身、仕事でこのGoogleフォームを活用しています。
Googleフォームのデメリットとしては、あくまで外部サイトであるため生徒や保護者向けに使うには判断を要するという点です。Googleが提供するシステムのため不信感を持たれることはないと思いますが、Classiなど学校として導入しているサービスと比べると信頼感は劣ります。教員向けの内部ツールとして使う分には全く問題ありません。
生徒や保護者向けに活用するには、校長含め管理職の方の判断次第ということです。
終わりに
以上、学校における業務改善のアイデアということで、ClassiやGoogleフォームを使ったアンケート入力業務の改善を紹介しました。ぜひ、自校・自社で活用して頂ければと思います。また、実務において業務改善を進めていく上では、専門家の協力も重要となります。お悩みの際はお気軽にご相談ください。
学校の業務改善にお悩みの校長や管理職の方、こちらのホームページからのご相談お待ちしております。
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[まとめ]
・紙媒体のアンケートを入力し直す作業が生む付加価値は、ゼロである
・ClassiやGoogleフォームを上手に活用することで、入力業務の効率化を図ることができる
